今天，办公自动化自动化领域一系列的变革令人瞩目，其中之一便是 OA系统 的管理核心由正在由单纯的事务处理转向融合知识管理的协同办公自动化，换言之，知识管理是办公自动化自动化的革命性进展，是新一代 OA系统 的发展方向，而 OA系统 将为知识管理提供基础环境，成为实现知识管理的协同工作平台。

OA系统 管理核心的转变：知识管理

办公自动化自动化系统经过十几年的发展，已经进入到新一代的协同 OA系统 时代。协同 OA系统 不仅可以实现企业各组织、各部门以及人员之间的协同，还能够很方便的将各种内外资源结合在一起，从而让人们越来越多的体会到协同所带来的高效；而接下来的问题就是：我们如何从现有的 OA系统 系统中挖掘更多的信息、创造更多的价值？我们的答案是引入知识管理思想。

事实上，知识管理正是新一代的 OA系统 区别于传统 OA系统 的应用之一。在传统 OA系统 中，企业的所有动作都是围绕着具体的事务来进行的，而 OA系统 的目的也在于帮助企业摆脱部分手工工作，在一定程度上提升业务效率。传统 OA系统 中的信息是以单纯的文档、或静态数据等形式存在，信息的覆盖面和覆盖深度十分有限，难以将其凝练成知识，更无法建立很好的知识管理体系。而新一代 OA系统 不仅提供基本的信息和事务管理平台，还关注这些信息和业务过程中所包含的知识，并利用一系列知识管理工具实现对其的获取、转化、存储和利用，以支持企业知识型组织的建立。应该说，引入知识管理是办公自动化自动化领域的一场革命，必将给 OA系统 带来更高层面的应用价值。

在我们进一步探讨知识管理如何与 OA系统 应用相结合之前，我们不由要问：究竟什么是知识管理？

什么是知识管理

正如安德鲁 . 卡内基所说 “ 在一个组织内，唯一不能被替代的资产是组织的知识和她的人员。 ” 知识正在成为推进企业持续性发展的源动力。 尤其当前社会已经迈入知识经济时代，与 工业经济时代不同，它的特征是社会生产能力和商品过剩，竞争异常激烈、客户需求变化频繁，对企业的应变能力、决策能力和创新能力都提出了更高的要求。因此 推动社会发展的主要力量不再是传统的自然资源、资本和劳动力，而是知识。

那么什么是知识管理呢？引用斯维拜（ Karl E Sverby ）从认识论角度对知识管理的定义，便是 “ 利用组织的无形资产创造价值的艺术。 ” 也就是说，知识首先不同于传统的资产，它更多的以 “ 无形 ” 的形式存在，例如人的经验、心得，人所掌握的技能等，而无形的知识却是无价的，知识管理就是要用科学的方式获取、组织、分享、更新、创新这些知识，从而在企业组织中成为管理运营的智慧资本，给企业带来价值。

因而我们说，知识管理是一种全新的经营管理模式，它要求企业将知识视为企业最重要的战略资源，把最大限度地掌握和利用知识作为提高企业竞争力的关键；从实践的层面上来说，知识管理一方面需要及时获取存在于企业内外部的各种信息、数据、文档等，另一方面还需要对与知识相关的活动进行充分的管理和支持，这就需要把知识本身、使用知识的人、传播知识的活动等各方面的资源协调统一起来。

OA系统 对知识管理的支撑

亿迅OA系统客户管理系统摒弃传统的CRM系统操作复杂，使用烦琐的弊端。我们所有系统功能的设计追求操作简单，功能集中，尽量做到窥一页而知全部的功能。目的是使使用者能够尽快的适应如何操作使用系统，一般而言，传统的CRM设计分类过于繁琐，这样的设计对于专业的操作人员是没有问题的，但是往往对于非专业客户的操作带来问题，有时需要通过几个页面完成，数据录入量大且分散录入，使操作者需要花费大量的录入时间，从实践看来，而往往该系统的录入人员为公司的前线业务人员，业务人员的宝贵时间应该多用来拜访、洽谈客户。而不是把时间花在系统的使用上，亿迅OA系统客户管理系统能够获得客户数据的同时，尽量节约人员的操作时间，提高工作效率，而不是每天需要花费大量的时间录入数据。我们设计的中国人寿重点客户部客户关系管理系统、上海友邦客户二部客户管理系统，都从使用者感受上验证了我们系统良好的实用性。此外，我们的系统还注重可以给领导提供科学合理的数据分析功能，而不是只有数据存储功能。亿迅OA系统客户管理系统的优势有：经典的一页反馈设计既一个页面反映客户所有情况。通过严格的权限管理：客户数据通过系统的严格权限设定，保护公司重要数据不被窃取。在销售全过程的管理上，我们设计从客户的挖掘、跟进、洽谈、合同签订到售后维护全程的管理，且期间的大量知识通过筛选沉淀积累到公司知识库给其他业务人员分享。并且与合同管理的无缝集成，一旦客户成交后，其后期的维护与合同签订后的管理，可直接与合同数据对接，由业务人员和公司财务人员共同管理客户后期财物跟进和客户关系的沟通，避免工作交接疏漏。完善的全方位管理：对于客户的个人喜好，生日提醒以及后期适合该客户的服务项目提醒，都可以做到对于客户的全方位关怀，且和手机短信的结合使客户经常感受到公司对于客户的重视与贴身服务，从而增加二次消费，朋友介绍消费等。完善的量身定制： 各行各业的CRM都有个性化的需求，通用的CRM只能做到70-80%的切合度，皓峰提供量身定做，使系统能够完全符合每个公司的需要。
此外，客户资源管理：给用户提供客户资料（名称、联系方式、地址等），建立客户资源库，方便用户查询等。销售业务管理：提供销售过程的管理功能，用户可以把销售的各个过程记录下来，便于用户梳理跟踪过程，部门主管了解销售情况。
5、 个人工具
    工作日记、日程安排、实时短消息、我的任务、计划总结、我的便签、通讯录等部分。
    工作日记方便员工记录当天的工作情况、心得体会、以及工作中出现的问题。方便领导员工工作交流和员工自我总结。另外，计划和明日提示还可提示下一步的工作。
    日程安排可以协助员工将工作合理安排，并对重要的事宜预先设置提醒时间，通过系统消息或者短信进行提醒。日程支持共享给团队成员。
    实时短消息：系统自动生成用户列表，可轻松选择接收对象，无迟缓与刷新。支持系统消息群发，与对某部门群发。此外，可自由定制好友群组，选择常用对象集中发送。
    我的任务使得很多任务布置后就没有了下文，追踪、监控困难。我的任务能够对任务的布置、执行、汇报、检查进行全过程管理。领导可以随时了解到任务执行情况，随时指导，帮助任务圆满完成。
    计划总结是企业战略层层布置分解，通过计划总结按年、季、月逐步分解成企业计划、部门计划，最终落实到个人。个人计划、总结与绩效考核的结合，将目标、计划、控制结合成一体，大大地增强企业的执行力。
    我的便签支持用户方便地将需要记录的东西随手记录在便签上，避免信息流失或不可追踪。
    个人通讯录：用户可填写同事好友的通讯方式，拥有自己的通讯录。可方便修改与删除等。了解了知识管理的基本概念后， OA系统 又该如何提供对知识管理的支撑呢？首先，我们来看一下知识管理所包含的基本要素：

知识来源：从内容上来分类，知识包括各种技能、专业、事实、能力、法则、规律等；从存在的形态来分类，知识包括显性知识（各种数据、文档、材料等）和隐性知识（人头脑中的思维方式、专业知识、掌握的技能技巧等）。

存储知识：知识的存储包括存储的场所、存储的形式、组织的方式等。亿迅OA系统计划管理系统通过对工作计划、工作任务跟踪以及工作报告管理三者紧密的结合，实现对计划的完整管理：用户可在系统内写各人工作计划，同时可进行浏览查看，修改、删除管理的操作。计划安排实现对日常工作计划的安排、下达、负责人员的指定，同时支持进行计划的再分解操作。实现工作由上到下，由总到分的统一安排管理。工作任务跟踪：用户可以随时在计划的各个阶段对自己的工作进行总结、注释等，便于自己或者部门主管了解你的工作情况。工作报告：各员工可以每天对部门进行工作汇报，各部门负责人可每周把部门的工作向更上以及进行汇报，填写相关信息，以便及时梳理工作，反馈问题，及时解决。同时，系统会存储历史记录。

 

共享知识：知识的共享从另一个方面来说就是知识的分发、传播，让知识的使用者可以最大限度的获取知识，从而使知识通过共享实现自身价值。

利用知识：知识的利用就是要让知识在获取的同时，转化为人员的技能、能力，以及组织的智慧资本。

因此，相对应的， OA系统 应该为知识管理的这些要素提供管理工具：

知识的获取：除了现成的文档资料外，知识更多的存在于的日常活动的过程中，并不断的在产生和更新的过程中。因此 OA系统 应扩大其对企业管理的涵盖面，深入企业的运营，同时将知识管理贯穿于企业运作的各个环节，让企业可以随时随地的关注、跟踪和攫取业务过程中产生的知识，并进行及时的记录，而不必从头撰写文档或单纯的以文档的形式展现。例如对一个客户从获得信息到签单的销售过程可以很方便的随时被记录，签单结束后便可自动形成知识库的一部分；另外就是 OA系统 也可以进一步扩展成为搜索、整合和组织各种外部信息的平台，并将其中的信息转化为知识供访问者共享。

知识的整理：知识的原始形态是杂乱无章的，因此需要对各种结构化和非结构化知识的有序管理。这包括提供对各种形式（ PPT 、 EXCEL 、 WORKD 、图片、扫描）文档的存储；对各种数据和信息的转化；提供可高度定义的知识目录；提供可细分的，多角度的共享权限安全设定；提供各种知识展现平台；提供知识与知识之间的关联等。

知识的分发：完成了知识的获取和整理后，下一步就需要将这些有价值的知识通过各种手段进行广泛的传播。因此一方面，知识可以以各种形式展现，例如内外上海网站建设、企业新闻、电子期刊、相关文档等；另一方面还可以通过知识订阅、交流社区、即时通讯、网络学校、工作流程等进行分发；分发对象可以为某个部门的人员，也可以为整个企业或外部的合作伙伴等。

利用知识：完成了知识分发后，下一步的工作就是促进人员有效的对知识进行汲取，并对知识的转化进行评估和分析。这包括知识的查询，如提供出色的信息检索功能、知识关联、知识地图等使企业在业务过程中可以迅速地获得需要查找的信息；学习评估和考核，提供各种学习和测验工具；知识分析和统计，从各种角度分析知识的结构、内容以及被阅读的情况，判别知识的价值和人员的趋向等。

创新知识：知识被汲取并加以利用后，又会在实践中产生新的知识。因此知识管理还需要利用创建、沟通、交流等手段让新的知识显性化，补充到原有的知识体系中，并重新进入知识获取、存储、共享、利用、创新的新一轮循环，以实现知识的不断更新和积累。这包括在日常工作中随时和便利的创建知识；新知识能够迅速进入原有的知识体系；与人力资源管理相结合，对知识积累的考核和激励；突破组织界限，进行动态的灵活的沟通交流，联合内外部的知识力量等。

总结而言，从知识管理的过程来看，它像是一个螺旋形，一方面，知识从 获得、整理、分享、更新、利用、创新，再到获得，这 是一个不断循环往复的过程；另一方面，知识通过这样的循环，知识本身得到不断的积累，知识量不断扩大，从而对组织产生越来越强的影响力。而从知识管理的平台来看，新一代 OA系统 将拓展和深化其应用，围绕整个的知识管理过程，提供内容管理、知识检索、知识推送、知识创建、知识激励、知识分析等一系列的工具，同时将知识管理从狭隘的文档管理扩展到企业的整个业务管理和运作环节中，并与其紧密的融合在一起，从而以知识管理有效的提升个人和组织的能力！